教育行政部门的OA办公自动化探索

教育行政部门的信息化建设是一个比较独立的领域，对于OA办公自动化系统的应用也具有比较鲜明的特点。

桂林教育局在2013年5月实施了有“工作流管理专家”之称的华天动力OA办公自动化系统，将教育局的十几个机关科室、17个区县教育局、6个二级机构、26个直属学校，以及几十个其他类型的学校全部纳入统一的办公平台。

通过这个平台，桂林教育局实现了整个教育系统内统一的收、发文管理，使各区县的下属机构和学校能够实时、准确的获取信息，大大减少了文件传递所耗费的时间和精力。

由于华天动力OA提供了完善的收发文管理功能，能够实现收发文的登记、拟稿、审核、会签、签发、承办、传阅、盖章等全方位的管理，所以桂林教育局只需对系统进行微调就可以直接使用。如下图为收文管理流程：

在这个收文管理流程中，首先需要办公室内部进行拟办和阅批，然后文书会根据阅批意见来处理文件。这时候他有四个选择：既可以将文件直接发给承办人办理，也可以发给相关科室科长批示，也可以发给局长或主管副局长批示后，再流转到相关科室科长，最后交由相关科员承办。

另外，桂林教育局还使用了“公众账号”的模式，也就是说一些特殊的OA账号不跟具体人员绑定，而跟相关岗位绑定，谁在这个岗位上，谁就可以使用这个账号进入系统办公，为什么要这么做呢？

原来因为OA系统涉及到的机构、部门、岗位和人员众多，必须充分考虑到日后维护的各项细节。为了让OA系统动态适应人员变动的情况，减少因为人员变动而重新设置账号的麻烦，桂林教育局将某些账号设置成部门的缩写，而非姓名的缩写。如“人事教育科”的某个用户，其登陆账号是“rsk”，这样即使该岗位的人员发生变化，新来的员工也可以继续使用该账号，而原来的工作也会完整的继承下来。

为了进一步提升OA办公系统使用的便捷性，为主管领导和办公人员提供最大的方便，桂林教育局还使用了华天动力移动OA系统，能够在手机上实现文件审批和信息收发，减少了对电脑办公的依赖。

现在，桂林教育局已经实现了对OA办公自动化系统的内网访问、外网访问和手机访问，实现了整个教育局内相关单位、部门的统一管理、维护，网上收发文和审批工作也都顺利开展起来。

需要指出的是，OA办公系统不是教务管理系统，不涉及到教学、排课、考试、学籍等具体的业务管理工作，而是面向行政办公管理，核心是工作流程管理。OA办公系统和教务管理系统二者无法相互取代，却可以整合使用，他们都是缺一不可的。