华天动力一款好的OA办公系统 综合行政之档案中心篇

以往，集团、企业都会安排专人负责档案管理，这就要求不但要有自己的档案室，还需要恒温恒湿的环境，随着企业的发展、人员的增加，档案也会越来越多。档案需长期保存、不定时查阅，管理上需要异常仔细。对于企业来说，档案室地方有限，很多时候不得不放弃一些自认为没有用的档案，留着无空间储藏，丢掉又觉可惜。华天动力OA办公系统V6.2中，档案管理为用户提供了档案的信息化管理。

一直以来，华天动力致力于打造一款好的OA系统，，从用户需求角度出发，在档案管理中，切实解决用户档案难保存、难管理这一问题。华天动力OA系统V6.2的人性化设计体现在，为了延续员工的办公习惯，更加容易上手，在档案管理这一功能中沿用了纸质档案的各项专业术语，分为类目、案卷、档案三种级别，管理档案更加方便，在明确人员任务分工的同时提高了工作效率。

图一：档案中心

进入华天动力OA系统V6.2的档案中心，档案使用前首先要对档案的密级和档案管理员进行设置。类目维护、案卷维护、档案维护三者属于层级关系，在类目维护中，支持新建类目，例如财务案卷、人事案卷、项目生产案卷等，新建时需要设置名称、父目录归属、类目管理员及是否需要审核。支持类目的导入及导出等批量操作。在这里需要说明的是类目下面不能放档案，只能放案卷和类目，而且只有档案管理员可以建立无父类目的类目。

在案卷设置中，可以根据工作习惯及企业内部要求进行案卷编号，填写所属公司或部门、名称、父类目、立卷日期、案卷年月、存放位置、保存期限、密级、案卷管理员、可节约查询人员的选择、是否需要审核。

对于档案维护这一功能，新建时填写档案编号、档案名称、所属案卷、归档日期、案卷名称、所属公司或部门、保存期限、密级及纸质或电子储存方式。其中在所属案卷中，可选择归属的父类目。若电子存储的话还可支持附件上传。值得注意的是在档案维护中可以直接对档案进行修改和销毁工作。如果有借阅没有回收的档案不允许销毁，会提示先回收在销毁。

在档案浏览事，可查看所有有权限的档案信息，了解档案是纸质亦或是电子及在库情况。管理员可以在历史借阅中查看档案借阅历史，而且可以在此处将档案回收入库。

向来以“工作流管理专家”的称号被用户所熟知的华天动力OA系统，将工作流审批发挥到极致，在档案中心这一管理功能中，如需查阅档案必须经过流程审批通过后方可借阅。

档案借阅可由借阅人在档案浏览中查询所需要的档案，并借阅档案，在这里需要说明的是有三种情况不需要借阅：档案管理员本身借阅、借阅档案所在的案卷管理员、案卷不需要审核时。管理员可以在借阅审核中查看档案借阅申请，并根据情况选择同意借阅或不同意借阅。